Để truy cập vào chức năng Mẫu biểu chung, người dùng đăng nhập vào hệ thống sau đó từ tính năng Quản lý danh mục, kích chọn chức năng Mẫu biểu chung. Tại màn hình giao diện là danh sách các mẫu biểu chung của tổ chức. Thông tin cơ bản của mẫu biểu chung gồm có: mã, tên, loại mẫu biểu, chính, mặc định, thứ tự hiển thị.