Phiếu chi
Phiếu chi được lập ra nhằm kiểm soát các khoản chi tiêu của tổ chức, tòa nhà và cho từng căn hộ.
Để truy cập vào chức năng Phiếu chi, quý anh (chị) đăng nhập vào hệ thống sau đó từ tính năng Quản lý tài chính, kích chọn chức năng Phiếu chi.
Tại màn hình giao diện là danh sách phiếu chi có trong tòa nhà. Trên thanh thao tác là danh sách phiếu chi lọc theo tháng, năm, tòa nhà và danh sách các thao tác có trong chức năng Phiếu chi (Thêm mới, chỉnh sửa, In phiếu, xóa). Quý anh (chị) thực hiện lọc và chọn tab phù hợp với mục đích tìm kiếm và sử dụng thông tin.
1. Thêm mới
Ở đây, phiếu chi có thể là khoản chi cho tổ chức, cho tòa nhà, cho căn hộ hoặc khoản chi trả số tiền dư của khách hàng đã thanh toán cho 1 hóa đơn trước đó.
Các bước thực hiện:
✍️ Bước 1: Ấn nút "thêm mới". Lúc này biểu mẫu thêm mới phiếu chi hiện lên, có 2 tab thông tin cần nhập là: phiếu chi (thông tin của phiếu chi) và đính kèm (chứng từ hoặc tài liệu có liên quan).
Nếu phiếu chi này là khoản chi cho tổ chức: Tắt nút tòa nhà
Nếu phiếu chi này là khoản chi cho tòa nhà hoặc căn hộ: chọn tòa nhà và căn hộ tương ứng trong danh sách.
Nếu phiếu chi này là khoản chi trả số tiền dư của khách hàng khi đã thanh toán dư cho 1 hóa đơn trước đó: chọn tòa nhà, căn hộ và hợp đồng của khách hàng đó
Ghi chú:
Thông tin phiếu chi:
Mẫu biểu: mẫu in phiếu chi
Khách hàng: chọn khách hàng trong danh sách, nếu chưa có khách hàng đó, quý anh (chị) ấn nút dấu + để thêm mới. Trong trường hợp phiếu chi cho hóa đơn, hệ thống đã trả về khách hàng đại diện trong hợp đồng, quý anh (chị) có thể thay đổi khách bằng cách chọn khách trong căn hộ đó ở danh sách khách hàng.
Thông tin người lập phiếu, thu ngân, kế toán trưởng và giám đốc: chọn trong danh sách.
Khoản chi:
Thông tin về các hạng mục và số tiền chi cho từng hạng mục tương ứng. Ấn nút " Chọn hạng mục" hoặc "Chọn hóa đơn" để thêm hạng mục hoặc hóa đơn. Người lập phiếu sẽ nhập số tiền đã chi và diễn giải cho từng hạng mục.
Thanh toán:
Thông tin chi tiết về số tiền đã chi từ những tài khoản nào.
Để thêm tài khoản, quý anh (chị) ấn nút "Chọn tài khoản" để chọn tài khoản trong danh sách. Nếu chưa có tài khoản thì ấn nút "Thêm mới" để khởi tạo.
Sau khi chọn tài khoản, quý anh (chị) phân bổ số tiền đã chi từ các tài khoản cho hợp lý.
✍️ Bước 2: Ấn nút "Lưu lại" để hoàn tất.
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Thêm mới thành công" và phiếu chi vừa thêm sẽ hiển thị trong bảng danh sách phiếu chi.
Lưu ý:
Dấu * là các thông tin không được để trống.
Trong trường hợp xuất phiếu chi cho hóa đơn thì hóa đơn phải có trạng thái đã duyệt và chưa chốt công nợ.
2. Chỉnh sửa
Trong quá trình nhập liệu thông tin nếu có phát sinh sai sót, quý anh (chị) có thể chỉnh sửa theo các bước sau:
✍️ Bước 1: Chọn phiếu chi muốn chỉnh sửa sau đó ấn nút "Chỉnh sửa".
✍️ Bước 2: Khi biểu mẫu chỉnh sửa phiếu chi hiện lên, quý anh (chị) thực hiện sửa đổi thông tin sau đó ấn "Lưu lại" để hoàn tất.
Lưu ý:
Trong trường hợp xuất phiếu chi cho hóa đơn thì không được chỉnh sửa khi hóa đơn đã chốt công nợ.
3. In phiếu
Thao tác này sẽ giúp quý anh (chị) giúp in phiếu chi.
Các bước thực hiện:
✍️ Bước 1: Chọn phiếu chi muốn in sau đó ấn nút "In phiếu".
✍️ Bước 2: Biểu mẫu phiếu chi sẽ hiện lên, quý anh(chị) ấn nút "In" để in phiếu hoặc ấn nút "Xuất" để tải xuống file word.
4. Xóa
Trong trường hợp, quý anh (chị) tạo nhầm phiếu chi, anh (chị) có thể thực hiện xóa theo các bước sau:
✍️ Bước 1: Tích chọn (1 hoặc nhiều) phiếu chi muốn xóa, sau đó kích nút Xóa.
✍️ Bước 2: Xác nhận chắc chắn muốn “xóa”.
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Xóa thành công" và phiếu chi được chọn đã được xóa khỏi danh sách.
Last updated