Đặt cọc giữ chỗ
Chức năng này sẽ giúp tổ chức quản lý được tất cả các thông tin đặt cọc giữ chỗ của khách hàng cho 1 căn hộ nào đó cũng như trạng thái của việc đặt cọc.
Đầu tiên, trên thanh thao tác là danh sách đặt cọc giữ chỗ lọc theo tòa nhà và danh sách các thao tác có trong chức năng Đặt cọc giữ chỗ (thêm mới, chỉnh sửa, hủy cọc, tạo hợp đồng, xóa). Tiếp đến là tab theo trạng thái của đặt cọc (tất cả, mới, đã cọc, đã thuê, đã hủy). Quý anh (chị) thực hiện lọc và chọn tab phù hợp với mục đích tìm kiếm và sử dụng thông tin.
Ghi chú:
Trạng thái: có 3 trạng thái
Mới: đặt cọc giữ chỗ mới được thêm và chưa được thanh toán.
Đã cọc: đặt cọc giữ chỗ sau khi đã được xuất phiếu thu.
Đã thuê: khi đã tạo hợp đồng thuê cho căn hộ đã cọc.
Tình trạng: có 2 tình trạng
Chưa hủy:
Đã hủy:
Trong bảng danh sách các đặt cọc chứa các thông tin cơ bản gồm có: căn hộ (căn hộ được đặt cọc), khách hàng, cmnd/cccd, số điện thoại, loại khách hàng (cá nhân/tổ chức), khách mới (khách mới hay khách cũ của tòa nhà), ngày cọc, ngày hết hạn, thời gian còn lại, tiền cọc, trạng thái, tình trạng.
1. Thêm mới
Quý anh (chị) chọn tòa nhà muốn thêm đặt cọc giữ chỗ, sau đó thực hiện Thêm mới theo các bước sau:
✍️ Bước 1: Kích nút Thêm mới, biểu mẫu thêm mới đặt cọc sẽ hiện lên, thực hiện nhập các thông tin : có 2 tab thông tin cần nhập liệu đó là đặt cọc giữ chỗ (thông tin đặt cọc của khách hàng cho căn hộ muốn giữ chỗ) và đính kèm (tài liệu đính kèm của đặt cọc nếu có). Kích chọn từng tab để nhập thông tin tương ứng.
Ghi chú:
Căn hộ: trước khi nhập các thông tin khác, anh chị cần lựa chọn căn hộ trong danh sách trước hoặc nhập tên căn hộ để lựa chọn được nhanh hơn.
Khách mới: người đặt cọc là khách hàng mới chưa có trong danh sách ở module khách hàng. Nút này được tự động bật, anh(chị) chọn loại khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức) sau đó nhập các thông tin tương ứng.
Khách cũ: Trong trường hợp khách hàng đặt cọc là khách cũ, anh(chị) tắt nút khách mới và lựa chọn khách trong danh sách khách hàng. Hệ thống sẽ trả về thông tin của khách được chọn, anh(chị) có thể điều chỉnh lại thông tin này nếu có thay đổi.
Thông tin đặt cọc: nhập tiền cọc (số tiền khách đặt cọc cho căn hộ muốn thuê), ngày cọc (ngày diễn ra việc đặt cọc) và ngày kết thúc (ngày kết thúc hiệu lực đặt cọc giữ chỗ).
Ghi chú: thông tin bổ sung của đặt cọc nếu có.
✍️ Bước 2: Kích vào nút Lưu lại.
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Thêm mới thành công" và đặt cọc giữ chỗ vừa thêm sẽ hiển thị trong bảng danh sách đặt cọc.
Hệ thống sẽ khởi tạo hợp đồng đặt cọc và hóa đơn cọc giữ chỗ cho đặt cọc giữ chỗ với thông tin mà quý anh (chị) vừa nhập.
Lưu ý:
Các trường thông tin có dấu * là các thông tin không được để trống.
2. Chỉnh sửa
Trong quá trình nhập liệu thông tin đặt cọc nếu có sai sót, quý anh(chị) có thể sử dụng thao tác chỉnh sửa theo các bước sau:
✍️ Bước 1: Tại giao diện Đặt cọc giữ chỗ, tích chọn đặt cọc sau đó kích vào nút Chỉnh sửa.
✍️ Bước 2: Nhập thông tin muốn chỉnh sửa sau đó kích vào nút Lưu lại.
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Chỉnh sửa thành công" và đặt cọc đã chọn sẽ được chỉnh sửa lại thông tin.
Lưu ý:
Khi chỉnh sửa, anh chị lưu ý không được bỏ trống các trường thông tin có dấu *
Chỉ được sửa thông tin đặt cọc giữ chỗ khi đặt cọc có trạng thái là "Mới". Đối với đặt cọc có trạng thái là "Đã cọc" , anh (chị) phải xóa phiếu thu của đặt cọc đó thì mới chỉnh sửa được thông tin.
3. Hủy cọc
Trong trường hợp muốn hủy cọc giữ chỗ, anh chị thực hiện theo các bước sau:
✍️ Bước 1: Tại giao diện Đặt cọc giữ chỗ, tích chọn đặt cọc muốn hủy, sau đó kích nút Hủy cọc.
✍️ Bước 2: Lựa chọn hủy cọc và ấn Lưu lại.
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Hủy cọc thành công" và đặt cọc đã chọn sẽ có trạng thái hủy cọc.
Lưu ý:
Đối với đặt cọc đã bị hủy, hệ thống vẫn hỗ trợ anh chị đổi trạng thái về "cọc". Các bước thực hiện tương tự như trên, khi hiển thị biểu mẫu hủy cọc, chỉ cần chọn trạng thái "cọc" và ấn Lưu lại để hoàn tất.
4. Tạo hợp đồng
Sau khi đã đặt cọc giữ chỗ nếu khách và chủ tòa nhà đồng ý kí kết hợp đồng thuê thì anh (chị) thực hiện tạo hợp đồng cho đặt cọc giữ chỗ đó.
Các bước như sau:
✍️ Bước 1: Tại giao diện Đặt cọc giữ chỗ, tích chọn đặt cọc muốn tạp hợp đồng thuê, sau đó kích nút Tạo hợp đồng.
✍️ Bước 2: Thực hiện nhập thông tin của hợp đồng thuê sau đó ấn nút Lưu lại. (Xem chi tiết trong chức năng Hợp đồng).
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Thêm hợp đồng thành công" và đặt cọc đã chọn sẽ được cập nhật trạng thái là đã thuê.
5. Xóa
Trong trường hợp tạo nhầm đặt cọc, quý anh (chị) có thể thực hiện xóa đặt cọc theo các bước sau:
✍️ Bước 1: Tại giao diện Đặt cọc giữ chỗ, tích chọn (1 hoặc nhiều) đặt cọc muốn xóa, sau đó kích nút Xóa.
✍️ Bước 2: Xác nhận chắc chắn muốn “xóa”.
Kết quả:
Hệ thống hiển thị thông báo "Xóa thành công" và đặt cọc được chọn đã được xóa khỏi danh sách.
Last updated