Thêm mới, chỉnh sửa

Trong mục này sẽ hướng dẫn các thao tác thêm mới (tạo hóa đơn thủ công và tạo nhiều hóa đơn cùng lúc) và chỉnh sửa hóa đơn.

1. Tạo hóa đơn

Các bước thực hiện:

✍️ Bước 1: Chọn tháng, năm và tòa nhà muốn tạo hóa đơn sau đó ấn nút "Tạo hóa đơn". Hóa đơn tạo cho tháng nào thì sẽ được ghi nhận cho tháng đấy.

✍️ Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị biểu mẫu tạo hóa đơn. Có 2 tab thông tin cần nhập liệu đó là hóa đơn (tất cả thông tin có liên quan đến hóa đơn) và đính kèm (tài liệu đính kèm nếu có). Thực hiện nhập dữ liệu cho từng tab.

Tab hóa đơn có 5 mục thông tin gồm có: thông tin chung, thông tin dịch vụ, thông tin công nợ, thông tin trả trước, thông tin tổng, thông tin thanh toán. Trong đó, thông tin về công nợ và trả trước sẽ hiển thị trong trường hợp căn hộ chọn để lập hóa đơn có hai thông tin đó.

1. Thông tin chung

Ghi chú:

1.Căn hộ: chọn căn hộ muốn tạo hóa đơn

2. Loại hóa đơn: có tất cả 9 loại gồm có:

Hóa đơn tổng hợp: hóa đơn chứa tất cả các dịch vụ có trong hợp đồng

Hóa đơn tiền thuê: hóa đơn của dịch vụ tiền thuê nhà

Hóa đơn tiền cọc: hóa đơn của dịch vụ tiền cọc trong hợp đồng

Hóa đơn tiền điện: hóa đơn chứa dịch vụ thuộc loại dịch vụ là tiền điện.

Hóa đơn tiền nước: hóa đơn chứa dịch vụ thuộc loại dịch vụ là tiền nước.

Hóa đơn tiền gas: hóa đơn chứa dịch vụ thuộc loại dịch vụ là tiền gas.

Hóa đơn tiền xe: hóa đơn chứa dịch vụ thuộc loại dịch vụ là tiền xe.

Hóa đơn dịch vụ khác: hóa đơn chứa dịch vụ thuộc loại dịch vụ khác.

Hóa đơn trả trước: hóa đơn này dùng trong trường hợp khách hàng muốn trả trước một khoản tiền. Tiền này sẽ được chi trả dần khi thanh toán các hóa đơn cho căn hộ của khách hàng đó.

⛔ Hóa đơn tổng hợp được sử dụng khi quý anh (chị) muốn xuất 1 hóa đơn chứa tất cả các dịch vụ cho khách hàng, các hóa đơn còn lại (trừ hóa đơn trả trước) được xuất khi quý anh (chị) muốn khách hàng thanh toán cho từng dịch vụ riêng lẻ.

3. Mã hóa đơn: hệ thống tự động sinh mã

4. Mẫu biểu: mẫu in ấn hóa đơn

5. Số hóa đơn: hệ thống tự sinh theo quy tắc = mã hóa đơn + tháng/năm + tên viết tắt của loại hóa đơn

6. Tên hóa đơn: hệ thống tự sinh theo quy tắc = tên loại hóa đơn + "kỳ" + tháng/năm

7. Ngày lập: mặc định là ngày tạo hóa đơn

8. Hạn thanh toán: được lất theo cấu hình hạn thanh toán trong mục cấu hình chung. Mặc định của hệ thống hạn thanh toán sẽ là 5 ngày tính từ ngày lập hóa đơn.

9. Ghi chú: thông tin bổ sung của hóa đơn nếu có.

2. Thông tin dịch vụ

Ở mục thông tin dịch vụ, hệ thống sẽ trả về các dịch vụ tương ứng với loại hóa đơn đã chọn. Tất cả các dịch vụ này đều thuộc hợp đồng thuê đã lập của căn hộ.

Ghi chú:

1.Ngày tính phí

Đối với lần đầu tiên tạo hóa đơn cho căn hộ đó thì ngày tính phí của dịch vụ được trả về là ngày tính phí của dịch vụ trong hợp đồng - ngày cuối cùng của tháng.
Những hóa đơn sau trở đi, ngày tính phí sẽ là tiếp nối ngày kết thúc tính phí trước đó - ngày cuối cùng của tháng đang lập hóa đơn.
Những dịch vụ tính theo chu kỳ thì ngày tính phí được trả về đúng theo số tháng trong chu kỳ đã chọn.

2. Thời gian sử dụng

Dịch vụ tính phí theo tháng: thời gian sử dụng sẽ là số tháng tương ứng với ngày tính phí đã chọn
Dịch vụ tính phí theo ngày: thời gian sử dụng là số ngày tương ứng với ngày tính phí đã chọn
Dịch vụ tính phí theo giờ: thời gian sử dụng là số giờ tương ứng với ngày tính phí đã chọn
Dịch vụ tính theo chỉ số công tơ: không có thời gian sử dụng
Dịch vụ tính theo chu kỳ: thời gian sử dụng là số tháng trong chu kỳ.

3. Số lượng

Số lượng sẽ được lấy tương ứng với số lượng của dịch vụ trong hợp đồng.
Riêng đối với dịch vụ điện, nước, gas tính theo công tơ thì số lượng sẽ là 3 chỉ số : số đầu, số cuối và số tiêu thụ. Hệ thống sẽ trả về chỉ số tương ứng nếu công tơ đó đã được ghi số. Tuy nhiên nếu chưa có chỉ số, quý anh (chị) cũng có thể ghi chỉ số trực tiếp khi tạo hóa đơn. Hệ thống sẽ tự động lưu lại chỉ số.

4. Đơn giá

Thông tin đơn giá gồm có loại đơn giá và số tiền của đơn giá đó. Hệ thống sẽ lấy thông tin đơn giá theo hợp đồng, tuy nhiên nếu quý anh(chị) muốn thay đổi đơn giá thì vẫn có thể thay đổi đơn giá cho lần xuất dịch vụ này mà không ảnh hưởng đến hóa đơn sau đó.

Lưu ý:

Đối với dịch vụ tính theo chu kỳ, quý anh(chị) chỉ được phép sửa thông tin về số lượng.

3. Thông tin công nợ

Công nợ là số tiền khách nợ khi thanh toán thiếu hoặc số tiền khách thanh toán dư cho hóa đơn dịch vụ trước đó.

Hệ thống sẽ mặc định tích chọn tất cả công nợ đang có, tuy nhiên anh (chị) có thể tích chọn hóa đơn muốn cộng công nợ cho hóa đơn đang tạo.

4. Thông tin trả trước

Khi căn hộ này đã được khách hàng trả trước 1 khoản tiền thì khi tạo hóa đơn dịch vụ sẽ có mục thông tin tiền trả trước. Phần này sẽ giúp chi trả dần tiền trả trước khi thanh toán các hóa đơn.

Quý anh (chị) sẽ tích chọn hóa đơn tiền trả trước muốn thực hiện khấu trừ và nhập khoản tiền tương ứng.

5. Thông tin tổng

Ghi chú:

1.Tổng tiền dịch vụ: tổng số tiền của tất cả các dịch vụ có trong hóa đơn.

2.Chi phí khác: chi phí phát sinh khác của hóa đơn nếu có.

3.Tổng tiền = tổng tiền dịch vụ + chi phí khác.

4.Chiết khấu: khoản tiền giảm trừ cho khách hàng, được tính theo hai cách: tính theo % tổng tiền hoặc tính theo đơn giá tự nhập.

5.Thuế : là tiền thuế tính trên tổng tiền sau khi đã chiết khấu, tính theo hai cách: tính theo % (tổng tiền -chiết khấu) hoặc tính theo đơn giá tự nhập.

6.Nợ trước: tổng công nợ của các hóa đơn đã được tích chọn ở mục thông tin công nợ.

7.Trả trước: tổng tiền trả trước của khách hàng

8.Thành tiền = tổng tiền -chiết khấu + thuế + nợ trước - trả trước.

9.Cần thanh toán: số tiền khách hàng cần thanh toán cho hóa đơn này.

6. Thông tin thanh toán

Thông tin này sẽ cho khách hàng biết được họ có thể thanh toán hóa đơn qua những hình thức và tài khoản nào. Thực hiện bằng cách, tại danh sách các tài khoản quý anh (chị) tích chọn những tài khoản tương ứng.

✍️ Bước 3: Sau khi đã hoàn tất việc nhập tất cả các thông tin cần thiết thì ấn nút Lưu lại.

Kết quả:

Hệ thống hiển thị thông báo "Thêm mới thành công" và hóa đơn vừa thêm sẽ hiển thị trong bảng danh sách các hóa đơn.

Lưu ý:

Sau khi tạo hóa đơn thành công thì hóa đơn này sẽ có trạng thái là "Chờ duyệt". Khi đã xác nhận thông tin trong hóa đơn này là chính xác và không có thay đổi thì quý anh (chị) sẽ thực hiện chuyển hóa đơn sang trạng thái "Duyệt" thì mới tiến hành xuất phiếu thu cho hóa đơn đó được.

2. Tạo nhiều

Thao tác này sẽ giúp quý anh (chị) tạo hóa đơn cho nhiều căn hộ cùng một lúc một cách nhanh chóng.

✍️ Bước 1: Ấn nút "Tạo nhiều". Lúc này màn hỉnh sẽ hiển thị biểu mẫu, ở đây có 2 mục thông tin là thông tin chung và danh sách căn hộ.

Ghi chú:

Thông tin chung: chọn tháng, năm và loại hóa đơn muốn tạo.
Danh sách căn hộ: tích chọn các căn hộ muốn tạo hóa đơn.

✍️ Bước 2: Ấn nút Lưu lại để hoàn tất

Kết quả:

Hệ thống hiển thị thông báo "Thêm mới thành công" và hóa đơn của các căn hộ được chọn sẽ hiển thị trong bảng danh sách.

Lưu ý:

Vì đây là thao tác tạo nhanh nên quý anh (chị) không thể sửa đổi thông tin chi tiết của từng hóa đơn, hệ thống sẽ lấy thông tin từ những dịch vụ đã có trong hợp đồng tương ứng của căn hộ đó.